Im „Pressestellentest“ stellt das prmagazin seit dem Jahr 2003 jeden Monat die Pressestellen von Unternehmen und Organisationen auf die Probe. In die Bewertung fließen – unterschiedlich gewichtet – fünf Kriterien ein: der Kontaktservice auf der Homepage, Erreichbarkeit, Antwortgeschwindigkeit sowie Umfang und Qualität der Auskunft.

Kontaktservice

Max. erreichbare Punkte: 20
Gewichtung: 15 Prozent

● 1 Klick führt von der Startseite zu einer Telefonnummer der Pressestelle:
20 Punkte

● 2 Klicks führen von der Startseite zu einer Telefonnummer der Pressestelle:
19 Punkte

● 3 Klicks führen von der Startseite zu einer Telefonnummer der Pressestelle:
18 Punkte

● mehr als 3 Klicks, um von der Startseite zu einer Telefonnummer der Pressestelle zu gelangen:
17 Punkte

1 Punkt Abzug in allen o.g. Fällen, wenn Pressekontakte wegen unlogischer Einordnung der Rubrik auf der Homepage länger als üblich gesucht werden müssen oder fehlen.

In allen o.g. Fällen gelten folgende Zusatzkriterien:

Falls die Website mehrere alternative Wege zu einer Telefonnummer bietet, die unterschiedlich viele Klicks erfordern, wird stets derjenige gewertet, der aus User-Sicht intuitiv am naheliegendsten ist. 
Beispiel: Am Seitenkopf findet sich ein prominent platzierter “Presse”-Button, über den Nutzer mit insgesamt zwei Klicks zu einer Telefonnummer der Pressestelle gelangen. In einem Menü am Fuß der Seite befindet sich ebenfalls ein “Presse”-Button, von dort aus benötigt man aber nur einen Klick. Gewertet werden in diesem Fall die zwei Klicks, weil der User nicht zum Ende der Seite scrollt, wenn er am Seitenkopf direkt den gesuchten Link entdeckt.

1 Punkt Abzug
wenn Pressekontakte wegen unlogischer Einordnung der Rubrik auf der Homepage länger als üblich gesucht werden müssen oder fehlen.

5 Punkte Abzug
● wenn kein telefonischer Pressekontakt, sondern nur eine E-Mail-Adresse der Pressestelle/des Ansprechpartners (sofern identifizierbar) oder ein Kontaktformular für Presseanfragen vorhanden ist.
● oder der Zugang zu Presseseite nur nach einem Akkreditierungsverfahren möglich ist (weitere 2 Punkte Abzug, wenn der Zugang nach Akkreditierung nicht innerhalb weniger Sekunden freigeschaltet wird)

2 Punkte
wenn Kontaktangaben der Pressestelle auf der Homepage fehlen und sich die Angaben nur unter Pressemitteilungen finden oder nur eine allgemeine Rufnummer einer Telefonzentrale vorhanden sind oder Kontaktdaten nur mithilfe einer Suchmaschine zu finden sind.

1 Punkt
wenn auf der Homepage weder Pressekontakte noch eine allgemeine Rufnummer einer Telefonzentrale zu finden sind, sondern die  einzige Kontaktmöglichkeit zum Unternehmen eine allgemeine E-Mail-Adresse oder ein Kontaktformular ist.

0 Punkte
wenn auf der Homepage gar keine Kontaktmöglichkeit zum Unternehmen/zur Organisation angegeben ist.

Erreichbarkeit

Max. erreichbare Punkte: 20
Gewichtung: 15 Prozent

● Unternehmen/Organisation beim ersten Anruf erreichbar:
20 Punkte

● Unternehmen/Organisation beim zweiten Anruf erreichbar:
18 Punkte

● Unternehmen/Organisation beim dritten Anruf erreichbar:
16 Punkte

Nach max. 3 vergeblichen Anrufversuchen (oder wenn eine telefonische Kontaktmöglichkeit fehlt) senden wir die Testanfrage per E-Mail:

● Rückmeldung/Eingangsbestätigung (egal ob telefonisch oder per kurzer Mail-Bestätigung oder gleich mit den vollständigen Antworten) innerhalb von 2 Stunden nach E-Mail-Versand:
12 Punkte

● Rückmeldung/Eingangsbestätigung nach mehr als 2 Stunden ab E-Mail-Versand, aber noch am 1. Testtag: 
10 Punkte

● Rückmeldung/Eingangsbestätigung am 2. Testtag:
8 Punkte

● Rückmeldung/Eingangsbestätigung am 3. Testtag:
6 Punkte

● Rückmeldung/Eingangsbestätigung am 4. Testtag:
4 Punkte

● Rückmeldung/Eingangsbestätigung am letzten Testtag:
2 Punkte

● Unternehmen/Organisation nicht erreichbar:
0 Punkte

● 1 Punkt Abzug in allen Fällen, wenn um eine E-Mail mit der Anfrage gebeten wird

Reaktionstempo

Max. erreichbare Punkte: 20
Gewichtung: 15 Prozent

Mindestens die Hälfte der insgesamt gelieferten Antworten kommt …

● direkt beim ersten Anruf:
20 Punkte

● bis 3 Std.:
19 Punkte

● bis 6 Std.:
18 Punkte

● noch am selben Tag:
17 Punkte

● am 2. Tag:
16 Punkte

● am 3. Tag:
15 Punkte

● am 4. Tag:
14 Punkte

● am 5. Tag:
13 Punkte

Verbindliche Absage, unabhängig vom Zeitpunkt ihres Eintreffens:
2 Punkte

Gar keine Rückmeldung:
0 Punkte

1 Zusatzpunkt für Verbindlichkeit gibt es für eine schnelle Eingangsbestätigung (auf schriftliche Anfragen via E-Mail/Kontaktformular) oder wenn die Pressestelle nach dem telefonischen oder schriftlichen Erstkontakt von sich aus über den Stand der Bearbeitung auf dem Laufenden hält.
Den Zusatzpunkt gibt es nicht, wenn es sich bei der Rückmeldung um den Erstkontakt zum Unternehmen/zur Organisation handelt.
Den Zusatzpunkt gibt es auch nicht, wenn die Rückmeldung erst auf eine Erinnerung hin erfolgt, die routinemäßig am vierten Testtag per Mail versandt wird, wenn das Unternehmen/die Organisation bis dahin nicht erreichbar waren und/oder keine Antworten auf die Testfragen eingetroffen sind.

Umfang der Auskunft

Max. erreichbare Punkte: 20
Gewichtung: 20 Prozent

● zu 100 % erfüllt: 20 Punkte

● zu 75 % erfüllt: 15 Punkte

● zu 50 % erfüllt: 10 Punkte

● zu 25 % erfüllt: 5 Punkte

● keine Antwort, aber zumindest verbindliche Absage: 1 Punkt

● keine Antwort: 0 Punkte 

Qualität der Auskunft

(In dieser Rubrik werden die Punkte am Ende addiert)

Max. erreichbare Punkte: 20
Gewichtung: 35 Prozent

● zu 100 % journalistisch und medienadäquat: 10 Punkte

● zu 80 % journalistisch und medienadäquat: 8 Punkte

● zu 60 % journalistisch und medienadäquat: 6 Punkte

● zu 40 % journalistisch und medienadäquat: 4 Punkte

● zu 20 % journalistisch und medienadäquat: 2 Punkte

● unkomplizierte Freigabe (Daten, Quellen, Zitate): 5 Punkte

● weitere Recherchequellen/Ansprechpartner angeboten: 3 Punkte

● Hintergrundinfos geliefert: 2 Punkte

● 1 Trostpunkt, wenn die Antworten erst nach Testende eintreffen.

Auswertung/Gewichtung

Die maximal erreichbare Punktzahl ist ungewichtet, in jedem der 5 Beurteilungsblöcke 20 und insgesamt 100.

Die in jedem Beurteilungsblock erzielte Punktzahl wird mit der Gewichtung multipliziert.

Max. erreichbare Punkte: 200

● im 1. bis 3. Beurteilungsblock: je 30 Punkte

● im 4. Beurteilungsblock: 40 Punkte

● im 5 Beurteilungsblock: 70 Punkte

Notenskala

(nach gewichteten Punkten)

Erstklassig: 180 bis 200 Punkte

Sehr gut: 160 bis 179,5 Punkte

Gut: 140 bis 159,5 Punkte

Akzeptabel: 120 bis 139,5 Punkte

Verbesserungswürdig: 100 bis 119,5 Punkte

Reformbedürftig: 60 bis 99,5 Punkte

Katastrophal: 0 bis 59,5 Punkte

Die Testkriterien werden seit dem Start des Pressestellentest im Juli 2003 regelmäßig hinterfragt und weiter verfeinert, zuletzt am 7. Februar 2023.